I Vaxa tar vi på oss ansvaret for å håndtere alle nødvendige administrative oppgaver som er knyttet til effektiv eiendomsdrift, og vi legger stor vekt på kommunikasjonen med leietakere og leverandører, samt håndtering av dokumentasjon og administrasjon av FDV (Forvaltning, Drift, Vedlikehold) og HMS (Helse, Miljø, Sikkerhet).

Vårt engasjement inkluderer oppfølging av sikkerhetsstillelse og depositum fra leietakere, bistand ved reforhandling av leieforhold, og utleie av ledige lokaler. Vi står også for gjennomføringen av overtakelsesbefaringer ved inn- og utflytting, innkreving av felleskostnader inkludert nødvendige purringer og inkasso, og assistanse ved utøvelse av leieopsjoner for å sikre at alle kontraktsfestede frister overholdes.

Vår rolle strekker seg videre til å oppdatere leietakeroversikten løpende og bistå med svar på spørsmål fra leietakere angående drift, vedlikehold, og leiekontrakter. Dette innebærer også oppfølging for å sikre at leietakerne utfører sine vedlikeholdsplikter, samt håndtering av ordinære driftsrelaterte saker overfor plan- og bygningsmyndigheter.

For å beskytte både eiendommen og selskapet inngår vi tilfredsstillende forsikringsavtaler og innhenter nødvendige leietakererklæringer for merverdiavgift. Vi bistår også med avvikling av leieforhold og, ved behov, fremskaffelse av dokumentasjon og informasjon ved salg av eiendommen eller selskapet, inkludert under due diligence prosesser.

For å sikre en åpen og effektiv kommunikasjonslinje, etablerer og driver vi en egen leietakerportal eller servicedesk samt et FDV-system for eiendommen. Dette systemet gir leietakere umiddelbar tilgang til tekniske og driftsrelaterte spørsmål, digital tilgang til viktig informasjon om eiendommen, kontaktinformasjon, husordensregler, internkontroller, samt informasjon om leietakers plikter og ansvar, brannvern, FDV, og annen relevant HMS-informasjon.

‍