I Vaxa har vi implementert effektive, digitale systemer som garanterer trygg og forsvarlig arkivering av all dokumentasjon og korrespondanse relatert til eiendommen og selskapet vi forvalter. Denne teknologiske tilnærmingen sikrer ikke bare effektivitet i vår daglige drift, men også fullstendig etterlevelse av gjeldende lovgivning og beste praksiser for dokumenthåndtering.

Våre digitale arkiveringssystemer omfatter:

Arkivering av selskapsdokumentasjon: Vi sørger for at all viktig selskapsdokumentasjon, inkludert vedtekter, styredokumenter, generalforsamlingsprotokoller og andre viktige juridiske dokumenter, er trygt arkivert og lett tilgjengelig for autoriserte personer.

Arkivering av korrespondanse med leietakere: All kommunikasjon med våre leietakere, enten det dreier seg om leiekontrakter, vedlikeholdsforespørsler, klager eller generelle henvendelser, arkiveres systematisk. Dette sikrer at vi raskt kan hente frem historikk og detaljer ved behov, noe som bidrar til effektiv problemløsning og forvaltning av leieforhold.

Arkivering av korrespondanse med offentlig myndighet: Kommunikasjon og dokumentutveksling med offentlige myndigheter, som plan- og bygningsetaten, skattemyndigheter og andre relevante institusjoner, blir nøye arkivert. Dette sikrer at vi kan overholde alle regulatoriske krav og raskt respondere på forespørsler eller tilsyn.

Arkivering av regnskapsdokumentasjon: Regnskapsdokumenter, inkludert bilag, årsregnskap, kvartalsrapporter, og annen finansiell dokumentasjon, blir arkivert med høyeste standarder for datasikkerhet og tilgjengelighet. Dette gjør det mulig for oss å opprettholde transparente og sporbare finansielle prosesser.

‍